Mit Aufgaben klären Sie offene Themen zwischen Abteilungen und Standorten an einem Ort, statt per Zuruf, Telefon oder Notizzettel. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, einen Status und einen eigenen Chat. Verknüpfen Sie Aufgaben mit Vorgängen, dann steht die Klärung genau dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
Aufgaben steht allen Händlern ohne Zusatzkosten zur Verfügung.
Wo finde ich Aufgaben?
- Menüpunkt „Aufgaben“: öffnet das Aufgabenboard mit allen Aufgaben, die Sie sehen dürfen.
- Karte „Aufgaben“ auf jeder Vorgangsseite: in der rechten Spalte. Dort sehen Sie in den Reitern „Offen“ und „Erledigt“ alle Aufgaben zu diesem Vorgang.
Aufgabe anlegen
Am Vorgang (empfohlen):
- Öffnen Sie den Vorgang und klicken Sie in der Karte „Aufgaben“ auf „Neue Aufgabe“.
- Geben Sie einen Titel und optional eine Beschreibung ein.
- Wählen Sie unter „Verantwortlich“ die zuständige Person aus.
- Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“. Die Aufgabe ist automatisch mit dem Vorgang verknüpft.
Im Aufgabenboard: Klicken Sie oben rechts auf „Neue Aufgabe“. Hier wählen Sie zusätzlich, wo die Aufgabe angelegt wird (Gruppe, Organisation oder Standort), und können direkt Vorgänge verknüpfen. Diese Schaltfläche sehen nur Nutzer mit der Rolle „Aufgaben-Administration“.
Die verantwortliche Person erhält eine E-Mail, sofern sie die Aufgabe nicht selbst angelegt hat.
Gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten
Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen. Links sehen Sie die Details, rechts den Chat und alle Aktivitäten.
- Status setzen: „In Bearbeitung“ (Standard für neue Aufgaben), „Braucht Aufmerksamkeit“ (blockiert, dringend oder wartet auf Rückmeldung) oder „Erledigt“.
- Verantwortung übergeben: Wählen Sie unter „Verantwortlich“ eine andere Person (Rolle „Aufgaben-Administration“). Die neue Person wird per E-Mail informiert, die bisherige kann als Beobachter dabeibleiben.
- Im Chat abstimmen: Alle, die die Aufgabe sehen, können Nachrichten schreiben. Eigene Nachrichten lassen sich nachträglich bearbeiten.
- Kollegen erwähnen: Tippen Sie @ und wählen Sie eine Person aus. So holen Sie Kollegen gezielt dazu.
- Beobachter: verfolgen die Aufgabe, können mitschreiben und erhalten bei neuen Nachrichten eine E-Mail.
- Nachvollziehbar: Statuswechsel, Übergaben und Verknüpfungen werden automatisch in der Aktivität protokolliert.
Aufgaben mit Vorgängen verknüpfen
Betrifft ein Thema mehrere Vorgänge, verknüpfen Sie die Aufgabe einfach mit allen. Eine Aufgabe kann zu mehreren Vorgängen gehören, und ein Vorgang kann mehrere Aufgaben haben.
- Auf der Vorgangsseite: In der Karte „Aufgaben“ auf „Verknüpfen“ klicken und eine bestehende offene Aufgabe auswählen.
- In der Aufgabe: Bei „Verknüpft“ auf „+“ klicken, Vorgänge suchen und einen oder mehrere auswählen.
Das Aufgabenboard
Im Board sehen Sie Ihre Aufgaben in drei Spalten: In Bearbeitung, Braucht Aufmerksamkeit und Erledigt. Den Status ändern Sie, indem Sie eine Aufgabe per Drag-and-drop in eine andere Spalte ziehen. Jede Karte zeigt Titel, verantwortliche Person, Anzahl der Nachrichten und die letzte Aktivität. Änderungen Ihrer Kollegen erscheinen sofort, ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.
E-Mail-Benachrichtigungen
Sie erhalten eine E-Mail, wenn
- eine neue Aufgabe für Sie angelegt wird,
- Ihnen eine Aufgabe übergeben wird,
- Sie als Beobachter hinzugefügt oder per @ erwähnt werden,
- es eine neue Nachricht in einer Aufgabe gibt, für die Sie verantwortlich sind oder die Sie beobachten.
Über den Link in der E-Mail öffnen Sie die Aufgabe direkt. Für Statuswechsel werden keine E-Mails verschickt.
Wer sieht was?
Was Sie sehen und tun können, hängt von Ihrer Rolle ab:
| Rolle | Sieht | Kann |
|---|---|---|
| Aufgaben-Administration | Alle Aufgaben auf ihrer Ebene und darunter | Alles: anlegen, übergeben, Beobachter verwalten, Vorgänge verknüpfen und Verknüpfungen lösen |
| Aufgaben-Bearbeitung | Alle Aufgaben auf ihrer Ebene und darunter | Nachrichten schreiben, Status ändern, Aufgaben mit Vorgängen verknüpfen |
| Aufgaben-Bearbeitung (eingeschränkt) | Nur Aufgaben, für die sie verantwortlich sind oder die sie beobachten | Wie Aufgaben-Bearbeitung, nur für diese Aufgaben |
Die Rollen werden pro Nutzergruppe vergeben: unter Gruppenübersicht › Nutzergruppe › Rechte-Matrix (Konfiguration). Wer eine Rolle für die gesamte Gruppe hat, sieht auch die Aufgaben aller Organisationen und Standorte darunter.
Häufige Fragen
Ich sehe den Menüpunkt „Aufgaben“ nicht.
Aufgaben wird für Ihre Händlergruppe von Aufinity freigeschaltet. Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Aufinity.
Ich sehe den Menüpunkt, aber das Board ist leer.
Ihrer Nutzergruppe ist noch keine Aufgaben-Rolle zugewiesen, oder Sie haben die eingeschränkte Rolle und sind noch an keiner Aufgabe beteiligt. Bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen eine Rolle zuzuweisen.
Kann eine Aufgabe mehrere Verantwortliche haben?
Nein. Jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Person, damit die Zuständigkeit eindeutig ist. Weitere Kollegen fügen Sie als Beobachter hinzu.
Kann ich Aufgaben oder Nachrichten löschen?
Nein. Abgeschlossene Aufgaben setzen Sie auf „Erledigt“. Eigene Nachrichten können Sie bearbeiten.
Gibt es Fälligkeiten, Prioritäten, Anhänge oder eine Suche im Board?
Derzeit nicht. Wir entwickeln Aufgaben laufend weiter.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Die Person sieht ihre Aufgaben nicht mehr und erhält keine E-Mails. Übergeben Sie ihre offenen Aufgaben vorher an eine andere Person.