FAQ: Die E-Rechnung im Autohaus – Was Sie wissen müssen und wie Aufinity Sie unterstützt

💡 Das Wichtigste auf einen Blick: 

• Zahlungszuordnung: Keine Sorge um Ihre Zahlungsabwicklung: Aufinity bleibt Ihr verlässlicher Partner. Wir nutzen mehrere bewährte Mechanismen, über die wir Zahlungen sicher für Sie zuordnen. 
• Unterstützung durch Aufinity: Wir gehen proaktiv auf alle DMS zu, um direkte Schnittstellen frühzeitig zu sichern. 
• Wer hat die Pflichten? Das Autohaus. Als rechnungsausstellendes Unternehmen sind Sie gesetzlich für Format, Inhalt und rechtzeitige Umstellung verantwortlich.
• Ab wann gilt was? 
  • Empfang: Pflicht seit 01.01.2025.
  • Versand: Pflicht ab 01.01.2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle weiteren Unternehmen.
• Für welche Kunden? Nur im reinen B2B-Geschäft (Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind noch nicht betroffen.
• Was ist eine E-Rechnung? Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format (nach EN 16931), z. B. ZUGFeRD oder XRechnung. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
• Wichtig bei Aufinity: Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist der XML-Teil rechtlich verbindlich. Um Widersprüche zwischen PDF- und XML-Teil zu vermeiden, bedruckt Aufinity E-Rechnungen nicht nachträglich.

1. Wie Aufinity Sie unterstützt: Verlässliche Zahlungszuordnung & Produktentwicklungen

Keine Sorge: Ihre Zahlungszuordnung bleibt in sicheren Händen

Aufinity ist und bleibt Ihr verlässlicher Partner für das automatische Zahlungsmanagement.

Die vIBAN auf der Rechnung ist lediglich ein Weg von mehreren, über den Aufinity Geldeingänge schnell, sicher und präzise Ihren Vorgängen zuweist. Unsere Plattform arbeitet mit intelligenten Abgleichslogiken und weiteren Schnittstellen, sodass Ihre Zahlungsströme auch während und nach der Umstellung auf die E-Rechnung gewohnt zuverlässig verbucht werden.

Proaktive DMS-Offensive: Schnittstellen frühzeitig sichern

Wir überlassen die Datenanbindung nicht dem Zufall: Wir gehen aktuell proaktiv auf alle gängigen DMS zu, um gemeinsame Schnittstellen und Datenanbindungen so früh wie möglich für Sie zu etablieren. Ziel ist es, dass Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen vollautomatisch und ohne manuellen Aufwand zwischen Ihrem DMS und Aufinity ausgetauscht werden.

Bereits live und verfügbar

• Automatische E-Rechnungserkennung: Sobald Sie eine Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format hochladen, erkennt unser System das Format sofort und kennzeichnet das Dokument mit einem blauen „E“-Symbol.
  
• Transparenter Vorgangsverlauf: Im Aktivitätsverlauf des Vorgangs wird lückenlos dokumentiert, wann eine E-Rechnung hinzugefügt oder aktualisiert wurde.
  
• Schutz vor Datenwidersprüchen:
  Das System verhindert automatisch, dass ein nachträglicher PDF-Aufdruck vorgenommen wird, der im Widerspruch zu den Daten des XML-Teils stehen könnte. Es ist weiterhin möglich die vIBAN auf die rechnung zu drucken, dafür kann eine Auslese der IBAN im xml und ein Abgleich mit den Vorgangsdaten aktiviert werden.
• Unveränderter Komfort für Privatkunden-Rechnungen:
  Laden Sie wie gewohnt Standard-PDFs für Privatkunden hoch, dann funktioniert der vIBAN-Druck weiterhin unverändert.
• Angepasste E-Mail-Verarbeitung & Weiterleitung:
  E-Rechnungsdateien, die an uns übermittelt werden, werden unverändert weitergeleitet. 
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In der Pilotphase & im Aufbau

• Direkte DMS-Integrationen:
  Gemeinsam mit DMS-Partnern binden wir Schnittstellen an, damit Ihr System die passende vIBAN direkt per API von Aufinity abruft und automatisiert in die E-Rechnung einsetzt. 
• Intelligenter vIBAN-Abgleich & selektiver PDF-Druck:
  Befindet sich die korrekte vIBAN des Vorgangs bereits im XML, fehlt jedoch noch auf der PDF-Ansicht, kann Aufinity diese wieder auf das PDF drucken – da in diesem Fall Daten vollständig mit der führenden Rechnung (dem XML) übereinstimmen.
• Feste Organisations-vIBAN (Pilotphase):
  Für vereinfachte Abläufe erproben wir feste Kontozuordnungen auf Organisationsebene. Hier wird eine vIBAN generiert, die im System als Kontoverbindung für alle E-Rechnungen eingesetzt wird.

2. Was ist eine E-Rechnung?

• Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die digital per E-Mail versendet wird. Nach der europäischen Norm (EN 16931) und dem Wachstumschancengesetz muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XML) erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet werden können.
• In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert:
• ZUGFeRD / Factur-X (Hybridformat):
  Besteht aus einer optisch lesbaren PDF-Datei, in die eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist. Sie können die Rechnung wie gewohnt ansehen und öffnen.
• XRechnung (Reines Datenformat):
  Besteht ausschließlich aus XML-Code und ist primär für die rein maschinelle Verarbeitung (z. B. im öffentlichen Sektor) gedacht.

• Wichtig: Ein normales PDF (z. B. aus Word oder per Scanner erzeugt) gilt steuerrechtlich nicht als E-Rechnung.

3. Wer steht in der Pflicht und welche Fristen gelten?

Die gesetzliche Pflicht liegt beim Autohändler

• Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist immer das rechnungsausstellende Unternehmen (Ihr Autohaus).
• Ihre Rolle als Händler: Sie erstellen die Rechnungen in Ihrem DMS, wählen das Rechnungsformat und sind für die Richtigkeit aller Rechnungsdaten verantwortlich.
• Die Rolle von Aufinity: Wir unterstützen Sie bei den System-Schnittstellen und flexiblen Zuordnungswegen. Wir verändern Ihre Rechnungsdokumente nicht eigenmächtig und erstellen keine Steuerbelege für Sie, begleiten Sie aber bei der reibungslosen technischen Abwicklung.

Fristen und Geltungsbereich

• Seit 01.01.2025 (Empfangspflicht): Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten elektronisch zu empfangen.
• Bis 31.12.2026 (Übergangsfrist): Sie dürfen Rechnungen im B2B-Bereich weiterhin als normales PDF oder auf Papier versenden.
• Ab 01.01.2027 (Versandpflicht Stufe 1): Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung versenden. Aufgrund des Fahrzeugwerts betrifft dies fast jedes Autohaus.
• Ab 01.01.2028 (Versandpflicht für alle): Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

4. Was Sie jetzt als Autohaus tun können

• Geben Sie uns gern Bescheid:
  Teilen Sie unserem Account Management gern mit, welche Systeme Sie einsetzen. So können wir Sie direkt auf dem Laufenden halten und unterstützen.
• Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter:
  Erkundigen Sie sich bei Ihrem DMS-Anbieter nach dessen Zeitplan für die erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
• B2B und B2C differenzieren:
  Nutzen Sie für Privatkunden weiterhin normale PDF-Rechnungen, sofern Ihr System dies unterstützt.

5. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich mir Sorgen um meine Zahlungszuordnung machen?

• Nein, keineswegs. Aufinity verfügt über vielseitige, bewährte Matching-Methoden. Die vIBAN ist eine von mehreren Möglichkeiten. Wir stellen sicher, dass Ihre Prozesse auch mit der E-Rechnung zuverlässig weiterlaufen.

Warum druckt Aufinity die vIBAN nicht mehr automatisch auf jede Rechnung?

• Wenn die Datei als E-Rechnung erkannt wurde, ist der XML-Datensatz rechtlich führend. Ein nachträglicher Aufdruck würde nur das sichtbare PDF ändern, nicht aber den XML-Code. Damit entstünden zwei unterschiedliche Angaben in einem Dokument, was gesetzlich unzulässig ist.

Kann Aufinity die vIBAN nachträglich in das XML schreiben?

• Nein. Wir verändern keine Rechnungsdateien unserer Händler. Als Aussteller der Rechnung tragen Sie die Verantwortung für das Originaldokument.

Woran sehe ich in Aufinity, ob meine Rechnung als E-Rechnung erkannt wurde?

• Neben der hochgeladenen Datei in den Dokumenten des Vorgangs erscheint ein „E“-Symbol. Zudem finden Sie im Verlauf den Eintrag „E-Rechnung hinzugefügt“.

Kann ich für Privatkunden weiterhin normale PDF-Rechnungen hochladen?

• Ja. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden verarbeitet Aufinity wie gewohnt inklusive vIBAN-Druck.