Mit der neuen Nutzerverwaltung verwalten Sie Ihre Mitarbeiter und deren Rechte zentral für alle Ihre Organisationen. Statt jedem Nutzer pro Organisation eine feste Rolle zu geben, fassen Sie Rechte in Nutzergruppen zusammen und ordnen Ihre Mitarbeiter diesen Gruppen zu. Die Rechte selbst bestehen aus Funktionspaketen, die Sie frei kombinieren können.
Dieser Artikel erklärt die neue Struktur und was sich für Sie im Vergleich zu den bisherigen Rollen ändert.
Auf einen Blick
- Gruppe: Ihr Unternehmen als Ganzes. Alle Organisationen und alle Nutzer gehören zu dieser einen Gruppe.
- Organisation: Eine Einheit innerhalb Ihrer Gruppe, z. B. eine Firma, Filiale oder ein Mandant.
- Nutzergruppe: Eine Zusammenstellung von Rechten, z. B. „Buchhaltung“. Nutzer, die Mitglied sind, erhalten diese Rechte.
- Funktionspaket: Ein Bündel zusammengehörender Funktionen, z. B. „Zahlungen bearbeiten“. Funktionspakete sind die Bausteine einer Nutzergruppe.
Was ist die Gruppe?
Die Gruppe ist die oberste Ebene und steht für Ihr gesamtes Unternehmen. Darunter liegen Ihre Organisationen.
- Jeder Nutzer gehört zu genau einer Gruppe.
- Eine Gruppe wird für Sie bei der Einrichtung angelegt. Sie müssen sie nicht selbst erstellen.
- In der Gruppenübersicht sehen Sie alle Organisationen, alle Nutzergruppen sowie registrierte und eingeladene (ausstehende) Nutzer.
Was ist eine Nutzergruppe?
Eine Nutzergruppe legt fest, was ihre Mitglieder tun dürfen und wo, also in welcher Organisation oder in der gesamten Gruppe.
- Eine Nutzergruppe gehört immer zu Ihrer Gruppe.
- Sie können beliebig viele Nutzergruppen anlegen und frei benennen, z. B. „Buchhaltung“, „Vertrieb Nord“ oder „Filialleitung“.
- Ein Nutzer kann Mitglied in mehreren Nutzergruppen sein. Seine Rechte ergeben sich aus allen Nutzergruppen zusammen.
- Rechte erhält ein Nutzer ausschließlich über seine Nutzergruppen. Einzelnen Nutzern werden keine Rechte direkt zugewiesen.
Beispiel: Frau Müller ist Mitglied in „Buchhaltung“ (darf in allen Organisationen Zahlungen bearbeiten) und in „Filialleitung Berlin“ (darf in der Organisation Berlin zusätzlich Vorgänge erstellen). Sie hat damit beide Rechte gleichzeitig.
Was sind Funktionspakete?
Ein Funktionspaket fasst Funktionen zusammen, die fachlich zusammengehören. In der Rechte-Matrix einer Nutzergruppe ist jedes Funktionspaket eine Spalte. Über das Info-Symbol neben dem Namen sehen Sie, was das Paket enthält.
- Ansicht: Vorgänge, Kundenkonten und wiederkehrende Zahlungen einsehen
- Ansicht (eingeschränkt): Nur Vorgänge einsehen, bei denen der Nutzer Ansprechpartner ist
- Erstellung: Vorgänge, wiederkehrende Zahlungen und Entwürfe erstellen
- Bearbeitung: Vorgänge und Kundenkonten bearbeiten
- Bearbeitung (eingeschränkt): Nur Vorgänge bearbeiten, bei denen der Nutzer Ansprechpartner ist
- Zahlungen bearbeiten: Zahlungen bestätigen, zurücksetzen, zuordnen und erstatten
- Smartkasse: Initialisierung über die Smartkasse, Einbehalt und Erstattung von Kautionen
- Forderungsmanagement: Mahnläufe bearbeiten, FM-Listen einsehen, Dokumente exportieren
- ADM: ADM-Liste einsehen, Geldwäsche-Status bearbeiten, IBANs freigeben (Whitelist)
- Reportings: Auswertungen, Zahlungsmoral, Summen offener Posten
- Umsatzkonto: Zugriff auf das Umsatzkonto
- Auslandskaution: Listen und Funktionen für Auslandskautionen
- eCom: Funktionen mit Bezug auf eCom
- Administration: Organisations-Einstellungen einsehen und bearbeiten
- Benutzerverwaltung: Nutzer einladen und entfernen, Berechtigungen bearbeiten
- Organisations-E-Mails: Erhält E-Mails auf Organisationsebene (z. B. Einladungen)
Hinweis zu „eingeschränkt“: Eingeschränkte Pakete gelten nur für Vorgänge, bei denen der Nutzer selbst als Ansprechpartner eingetragen ist.
Abhängigkeiten zwischen Funktionspaketen
Manche Pakete setzen andere voraus. Zum Beispiel kann man Zahlungen nur bearbeiten, wenn man sie auch sehen kann. Wenn Sie ein solches Paket aktivieren, werden die benötigten Pakete automatisch mit aktiviert:
- Bearbeitung: Ansicht wird mit aktiviert
- Bearbeitung (eingeschränkt): Ansicht (eingeschränkt) wird mit aktiviert
- Zahlungen bearbeiten, Smartkasse, Reportings, Auslandskaution, eCom: Ansicht wird mit aktiviert
- Forderungsmanagement: Ansicht und Bearbeitung werden mit aktiviert
- ADM: Ansicht und Zahlungen bearbeiten werden mit aktiviert
Was ändert sich gegenüber den bisherigen Rollen?
Bisher hatte jeder Nutzer pro Organisation genau eine feste Rolle (z. B. „Bearbeiter“ oder „Betrachter“), gegebenenfalls ergänzt um Zusatzrollen wie „Geldwäschebeauftragter“. Was eine Rolle durfte, war fest vorgegeben. Benötigte ein Mitarbeiter eine Mischung aus zwei Rollen, war das nicht möglich.
Jetzt stellen Sie Rechte aus Funktionspaketen selbst zusammen:
- Bisher eine feste Rolle pro Nutzer und Organisation, jetzt beliebig viele Nutzergruppen pro Nutzer.
- Bisher waren die Rechte je Rolle fest vorgegeben, jetzt sind sie frei aus Funktionspaketen kombinierbar.
- Bisher wurden Rechte in jeder Organisation einzeln vergeben, jetzt vergeben Sie sie einmal auf Gruppenebene und sie gelten für alle Organisationen.
- Bisher gab es Zusatzrollen (z. B. Forderungsmanager) separat, jetzt sind sie eigene Funktionspakete.
Vordefinierte Nutzergruppen
Damit Sie nicht bei null anfangen, sind in Ihrer Gruppe bereits Nutzergruppen angelegt, die den bisherigen Rollen weitestgehend entsprechen. Sie können diese weiterhin verwenden oder anpassen und neue Nutzergruppen erstellen.
- Admin (bisher: Admin): alle Funktionspakete außer den eingeschränkten Varianten
- HR (bisher: Personalverwaltung): Ansicht, Erstellung, Bearbeitung, Smartkasse, Administration, Benutzerverwaltung
- Editor (bisher: Bearbeiter): Ansicht, Erstellung, Bearbeitung, Zahlungen bearbeiten, Smartkasse
- Editorrestricted (bisher: Bearbeiter eingeschränkt): Ansicht (eingeschränkt), Erstellung, Bearbeitung (eingeschränkt), Zahlungen bearbeiten, Smartkasse
- Adder (bisher: Ersteller): Ansicht, Erstellung, Smartkasse
- Adderrestricted (bisher: Ersteller eingeschränkt): Ansicht (eingeschränkt), Erstellung, Smartkasse
- Viewer (bisher: Betrachter): Ansicht
- Viewerrestricted (bisher: Betrachter eingeschränkt): Ansicht (eingeschränkt)
- GWG (bisher: Geldwäschebeauftragter): Ansicht, ADM
- Forderungsmanager (bisher: Forderungsmanager): Ansicht, Forderungsmanagement
- Auslandskaution (bisher: Auslandskautionsmanager): Ansicht, Auslandskaution
- Controlling: Ansicht, Reportings
Außerdem gibt es die System-Nutzergruppe „Gruppen-Admin”. Sie wird automatisch angelegt und kann weder gelöscht noch in ihren Berechtigungen verändert werden. So bleibt immer jemand übrig, der die Gruppe verwalten kann.
Rechte, die Sie einer Nutzergruppe auf Ebene der Gruppe geben, gelten automatisch für alle Organisationen darunter.
In der Rechte-Matrix erkennen Sie vererbte Rechte an einem grünen, ausgegrauten Haken mit dem Hinweis „Vererbt von übergeordneter Ebene“. Ein vererbtes Recht können Sie nur auf der Ebene ändern, von der es stammt.
Tipp: Soll eine Nutzergruppe in allen Organisationen dieselben Rechte haben, setzen Sie die Haken in der Zeile der Gruppe. Soll sie nur für einzelne Organisationen gelten, setzen Sie die Haken nur in den Zeilen dieser Organisationen.
Wie werden Rechte aus mehreren Nutzergruppen kombiniert?
Rechte werden immer addiert. Ein Nutzer darf alles, was mindestens eine seiner Nutzergruppen erlaubt. Es gibt keine Nutzergruppe, die einem Nutzer Rechte wegnimmt.
Möchten Sie einem Nutzer ein Recht entziehen, entfernen Sie ihn aus der betreffenden Nutzergruppe oder passen Sie die Funktionspakete dieser Nutzergruppe an. Beachten Sie dabei, dass sich eine Änderung an einer Nutzergruppe auf alle ihre Mitglieder auswirkt.
Wer kann Nutzergruppen verwalten?
Die Gruppenübersicht und die Funktion „Nutzer einladen“ stehen Nutzern zur Verfügung, die auf Ebene der Gruppe das Funktionspaket „Administration“ oder „Benutzerverwaltung“ besitzen, z. B. Mitglieder der Nutzergruppen „Admin“ oder „HR“.
So geht's: Häufige Aufgaben
Eine neue Nutzergruppe anlegen
- Öffnen Sie im Menü die Gruppenübersicht.
- Wechseln Sie in den Reiter „Nutzergruppen“.
- Klicken Sie auf „Nutzergruppe erstellen“.
- Geben Sie einen Namen ein (z. B. „Buchhaltung“) und klicken Sie auf „Erstellen“.
Funktionspakete einer Nutzergruppe festlegen
- Öffnen Sie die Nutzergruppe in der Gruppenübersicht.
- Wechseln Sie in den Reiter „Rechte-Matrix (Konfiguration)“.
- Die Zeilen zeigen Ihre Gruppe und die Organisationen, die Spalten die Funktionspakete.
- Setzen Sie die Haken dort, wo die Nutzergruppe das jeweilige Funktionspaket erhalten soll.
Jede Änderung wird sofort gespeichert. Sie sehen dann die Meldung „Rechte erfolgreich gespeichert“.
Neue Mitarbeiter einladen
- Klicken Sie im Menü auf „Nutzer einladen“.
- Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Mehrere Adressen trennen Sie durch Kommas.
- Wählen Sie unter „Berechtigungs-Nutzergruppen zuweisen“ eine oder mehrere Nutzergruppen aus.
- Wählen Sie die Sprache der Einladungs-E-Mail und klicken Sie auf „Einladung senden“.
In der Live-Vorschau sehen Sie vorab, welche Rechte der neue Nutzer insgesamt erhält. Bis zur Registrierung erscheint der Nutzer im Reiter „Ausstehend“. Dort können Sie die Einladung bei Bedarf erneut senden.
Über die Schnellfunktion “Nutzer einladen” im Menü links können neue Mitarbeiter ebenfalls hinzugefügt werden.
Einen vorhandenen Mitarbeiter einer weiteren Nutzergruppe hinzufügen
- Öffnen Sie die gewünschte Nutzergruppe.
- Wechseln Sie in den Reiter „Zugeordnete Mitarbeiter“.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
Die Berechtigungs-Vorschau zeigt Ihnen, welche Rechte der Mitarbeiter durch die Nutzergruppe erhält.
Eigene Rechte einsehen
Unter „Persönliches Profil“ > „Meine Benutzergruppen“ sehen Sie, in welchen Nutzergruppen Sie Mitglied sind und welche Berechtigungen Sie dadurch in welcher Gruppe oder Organisation haben.
Häufige Fragen
Muss ich meine bisherigen Rollen selbst übertragen?
Nein. Bei der Umstellung werden die bisherigen Rollen Ihrer Nutzer in die passenden vordefinierten Nutzergruppen übertragen (siehe oben). Die Rechte Ihrer Nutzer bleiben dadurch erhalten.
Kann ich die vordefinierten Nutzergruppen ändern?
Ja, außer der System-Nutzergruppe „Gruppen-Admin“. Bedenken Sie, dass eine Änderung für alle Mitglieder der Nutzergruppe gilt. Wenn Sie nur für einzelne Mitarbeiter abweichende Rechte brauchen, legen Sie besser eine eigene Nutzergruppe an.
Ein Mitarbeiter sieht eine Funktion nicht. Woran liegt das?
Prüfen Sie im persönlichen Profil des Mitarbeiters oder in der Gruppenübersicht, in welchen Nutzergruppen er Mitglied ist. Prüfen Sie dann in der Rechte-Matrix, ob eine dieser Nutzergruppen das benötigte Funktionspaket für die richtige Organisation enthält.
Was passiert, wenn ich eine Nutzergruppe lösche?
Die Mitglieder verlieren die Rechte aus dieser Nutzergruppe. Rechte aus ihren anderen Nutzergruppen bleiben erhalten. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wer hilft mir weiter?
Bei Fragen zur Einrichtung Ihrer Gruppe wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner oder an unseren Kundenservice.